Il manuale operativo è uno degli strumenti più importanti del franchising.
Ecco le indicazioni da seguire per scriverlo senza commettere errori.
Il manuale operativo è lo strumento attraverso il quale il franchisor trasmette ai suoi affiliati tutte le conoscenze necessarie per replicare con successo il suo business. E’ la risorsa tecnica, commerciale e operativa necessaria per consultare, apprendere e riproporre:
- Regole.
- Procedure.
- Standard.
- Consuetudine.
- Specifiche tecniche.
Necessarie per produrre (se si tratta di franchising di produzione) e vendere (franchising di distribuzione) prodotti e servizi. 
Il manuale è il dettaglio di quanto è stabilito nel contratto di franchising. Per questo impiegare tempo e denaro per realizzare un manuale operativo ottimale è fondamentale ed è il segreto di tutti i franchising di successo che dipende, infatti, dalla reale capacità di standardizzare e replicare le procedure tipiche del franchisor all’interno di ogni punto vendita affiliato.
Il manuale operativo per il franchisee
Il manuale operativo è importante per l’affiliato perché ne detta e organizza il lavoro, definendo con precisione obiettivi e traguardi in relazione al tempo. L’affiliato deve sapere cosa ci si aspetta da lui, quali tempi ha a disposizione per conseguire gli obiettivi e gli strumenti che può impiegare. Per il singolo franchisee, il manuale operativo è l’assistenza professionale consultabile in qualsiasi momento. Oltre ad essere uno strumento operativo, il manuale operativo assicura la protezione legale dei segreti commerciali del franchisor perché, specificando regole e standard del franchising, aiuta a scongiurare noiose azioni legali.
Il manuale operativo per il franchisor
Il manuale operativo è un preziosa risorsa per lo stesso franchisor, con il quale ha l’opportunità di organizzare e definire con certezza, responsabilità e procedure di lavoro, che spesso vengono lasciate all’improvvisazione per mancanza di tempo e motivazione.
La struttura del manuale operativo
La struttura del manuale operativo è molto simile, concettualmente, a quella di un business plan. Vale a dire che la struttura di base del manuale operativo è la medesima per tutti i progetti di franchising, a prescindere dal settore merceologico di riferimento. Esistono, infatti, requisiti determinati in termini di procedure e standard. Il manuale operativo deve essere strutturato in modo da avere:
- La pagina introduttiva con il marchio aziendale.
- Una breve ma efficace introduzione al progetto che spieghi le principali linee guida e obiettivi del franchising.
- L’indice di tutti gli argomenti trattati e dei contenuti.
- Le norme legali: deposito marchio, eventuali licenze e brevetti depositati.
- Le procedure di gestione del punto vendita: orari, orari straordinari e metodi di apertura /chiusura punto vendita.
- L’amministrazione e la contabilità: occorre indicare le corrette procedure che riguardano il bilancio, i flussi di cassa, le buste paga, la fatturazione e le procedure per il controllo di gestione.
- Le procedure per la gestione di fornitori, magazzino e gestione degli ordini, carico – scarico merci e gestione dei resi e delle rimanenze in magazzino.
- Le norme sulla sicurezza e policy sulla privacy: sistemi per mantenere la sicurezza e la privacy nella gestione dei dati sensibili dei clienti.
- Standard di pulizia: tutte le informaizioni e le procedure per mantenere stadard di pulizia e qualità all’interno di tutti gli spazi e locali interni del punto vendita.
- La gestione delle risorse umane: procedure di selzione, formazione inserimento e incentivazione del personale.
- Gestione dei contatti: telefonate, come prendere gli ordini, gestione dei recall e sistemi di fidelizzazione dei clienti.
- Gli standard di vestiario e aspetto dei dipendenti.
- Le procedure relative alla pubblicità, vendita e fidelizzazione dei clienti.
- Procedure che riguardano il prodotto/servizio offerto con descrizione minuziosa di tutte le procedure di lavoro.
Qual’è il segreto per scrivere il manuale operativo?
Il segreto per rendere la consultazione del vostro manuale operativo più interessante e più facile per l’affiliato è, sicuramente, quello di impiegare schemi e tabelle, soprattutto, quando si tratta di procedure e standard tecnici e di particolare rilevanza.
Il manuale operativo è la “Bibbia” del Franchising!
Maggiore è l’attenzione e la precisione impiegata nel preparare il manuale operativo, maggiore sarà la probabilità che il franchising funzioni al meglio, garantendo risultati ottimali in termini di immagine e fatturato del franchisor e dei franchisees.